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Montag, 26 Juli 2021 13:09

Datenschutz beim Bewerbungsverfahren – was Sie wissen sollten

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Der Datenschutz greift auch beim Bewerbungsprozess: das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bestimmt die Weitergabe, Aufbewahrung und Löschung von Daten. Da beim Bewerbungsprozess personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten einige datenschutzrechtliche Vorschriften.

 

Inhaltsverzeichnis

1. Datenschutz im Bewerbungsprozess

2. Was gibt der Gesetzgeber vor?

3. FAQ: Was muss bei Bewerberdaten beachtet werden? 

Wann müssen Bewerbungsunterlagen gelöscht werden?

Wozu braucht es eine Einwilligungserklärung? 

Dürfen meine Daten weitergegeben werden? 

Was gilt bei Bewerberdaten von Social Media? 

Was müssen Arbeitgeber bei der Einstellung beachten? 

 

Auf einen Blick

  • Beim Bewerbungsprozess werden persönliche Daten weitergegeben und verarbeitet – daher gilt Datenschutz.
  • Der Datenschutz bestimmt die Weitergabe, Aufbewahrung und Löschung der Daten.
  • Bewerbungsunterlagen enthalten personenbezogene Daten – diese müssen geschützt werden.
  • Durch personenbezogene Daten lässt sich eine Person direkt oder indirekt identifizieren – z. B. durch Name, Adresse oder Foto.
  • Der Gesetzgeber bestimmt mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) über die "Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten".
  • Bewerberdaten müssen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens sofort gelöscht werden.
  • Nur Personal- und Abteilungsverantwortliche dürfen Bewerbungen einsehen.
  • Für die Speicherung oder Weitergabe von Daten braucht es eine rechtssichere Einwilligungserklärung.

 

1. Datenschutz im Bewerbungsprozess

Der Datenschutz gilt auch und vor allem beim Bewerbungsprozess. Denn bei einer Bewerbung werden zahlreiche persönliche Daten weitergegeben, die zu schützen sind.

Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen machen Unternehmen und Arbeitgebern konkrete Vorgaben und regeln z. B. die Weitergabe, Aufbewahrung und Löschung der Daten.

Der gesetzliche Datenschutz greift bei personenbezogenen Daten. Personenbezogene Daten sind Daten, anhand derer eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Im Bewerbungsprozess gehören zu den personenbezogen Daten z. B.:

  • Name, Adresse, Wohnort sowie Angaben zu Familienangehörigen
  • Bewerbungsfoto
  • Kontaktdaten – E-Mail-Adresse und Telefonnummer
  • Werdegang und Zeugnisse – Schule, Ausbildung, Studium etc.
  • Interessengebiete, Hobbys, persönliche Vorlieben, Zukunftswünsche

Unter den Datenschutz fallen auch Dokumente oder Unterlagen, die während des Vorstellungsgesprächs oder der Probezeit erstellt wurden – z. B. vom Bewerber geschriebene Texte oder Notizen der Personalentscheider.

 

2. Was gibt der Gesetzgeber vor?

Der deutsche Datenschutz wird im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geregelt. Das BDSG spricht nicht direkt von Bewerberdaten oder -unterlagen. Wie mit Bewerberdaten umgegangen werden muss, ergibt sich aus den Regelungen §35 BDSG zum Thema "Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten".

Aus dem BDSG-Absatz ergibt sich, dass Unternehmen und Arbeitgeber Bewerberdaten sofort löschen müssen, wenn ein Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist. Das gilt auch für elektronische Daten, die z. B. durch ein Nutzerprofil übermittelt wurden.

Des Weiteren schreibt der Datenschutz vor, wer Bewerbungen einsehen darf:

  • Recruiter oder entsprechende Personalverantwortliche
  • Geschäftsinhaber
  • Vorgesetzte oder Abteilungsleiter, deren Abteilung eine Stelle frei hat
  • Betriebsrat

Zur Speicherung von Daten bestimmt der Datenschutz, dass Bewerbungsunterlagen nur dann gespeichert und aufbewahrt werden dürfen, wenn sie ausschließlich für ein späteres Bewerbungsverfahren verwendet werden. Zudem muss der Bewerber zustimmen. Tut er das nicht, müssen die Daten gelöscht werden.

 

3. FAQ: Was muss bei Bewerberdaten beachtet werden?

Bewerberdaten sind streng zweckgebunden. Das bedeutet, sie dürfen ausschließlich für den Zweck des Bewerbungsprozesses verwendet werden. Der Arbeitgeber muss für eine geschützte Datenaufbewahrung sorgen.

Wann müssen Bewerbungsunterlagen gelöscht werden?

Arbeitgeber müssen Bewerberdaten nach 6 Monaten löschen und Unterlagen datenschutzkonform vernichten.

 

Wozu braucht es eine Einwilligungserklärung?

Nur mit einer Einwilligungserklärung seitens des Bewerbers darf der Arbeitgeber die Bewerbungsunterlagen länger als Monate aufbewahren. Wie diese Einwilligungserklärung aussehen muss, bestimmt die DSGVO.

 

Dürfen meine Daten weitergegeben werden?

Ohne Einwilligung des Bewerbers dürfen keine Daten weitergegeben werden. Das gilt auch für Tochterunternehmen oder befreunde Unternehmen.

 

Was gilt bei Bewerberdaten von Social Media?

Grundsätzlich dürfen sich Arbeitgeber auf Business-Plattformen wie XING oder LinkedIn über Bewerber informieren. Denn diese Daten wurden vom Bewerber allgemein zugänglich gemacht. Doch Personalentscheider dürfen diese Informationen nur zur Entscheidungsfindung verwenden.

Sollen die Daten aus Social Media weitergegeben werden z. B. an die interne HR-Abteilung, braucht es wiederum eine Einwilligungserklärung.

 

Was müssen Arbeitgeber bei der Einstellung beachten?

Bei der Einstellung von Mitarbeitern und der Erstellung des Arbeitsvertrags müssen weitere Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden. Dazu zählen

  • IT-Nutzungsvereinbarung für Handys oder PCs
  • Verpflichtung zum Datengeheimnis
  • Informationspflicht muss erfüllt werden
  • Weitere Einwilligungen z. B. zur Verwendung von Fotos
Gelesen 389 mal Letzte Änderung am Dienstag, 12 Oktober 2021 13:42

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